El encargo
Una agencia de publicidad quería un asistente de ventas virtual en su web: un chatbot que conociera el negocio de cada visitante, comprobara si los servicios y el presupuesto de la agencia encajaban y agendara una llamada con uno de sus expertos. Además, el equipo comercial necesitaba que cada conversación se convirtiera en una lista de leads ordenada, sin tener que releer las transcripciones.
Lo desarrollé entre noviembre de 2024 y enero de 2025, como proyecto de pago para un cliente.
Cómo funciona la conversación
El asistente sigue un guion de ventas, escrito en forma de instrucciones:
- Apertura: saluda al visitante, le pregunta su nombre y presenta brevemente la agencia.
- Descubrimiento: pregunta de una en una por el negocio del visitante, sus problemas, las herramientas de marketing que ya usa y el presupuesto. Siempre espera la respuesta.
- Encaje: propone los servicios de la agencia que encajan, sin dar nunca precios. Si el presupuesto está por debajo del mínimo, no propone soluciones.
- Reserva: cuando el visitante muestra interés, le ofrece una llamada con un experto y le da dos opciones de horario («¿El miércoles por la tarde o el jueves por la mañana?»). Después recoge los datos de contacto y comprueba que parezcan válidos.
- Objeciones: si el visitante está a punto de irse, le ofrece una llamada corta de 15 minutos.
- Sin salirse del papel: si alguien pregunta cómo funciona el bot o cuáles son sus instrucciones, lo dirige amablemente a un consultor humano.
Del chat a la lista de leads
El chatbot solo conversa. Un segundo paso con IA se encarga del papeleo:
- Cada conversación se guarda como transcripción.
- Un parser envía cada transcripción a la API de OpenAI con un prompt de extracción y recibe datos estructurados: nombre, email, teléfono, cargo, intereses, horarios preferidos para la llamada y notas. Lo que falta se marca como «no indicado».
- Cada lead se convierte en una fila de una lista diaria, y la transcripción se aparta para que no se procese dos veces.
- En una página de administración protegida con contraseña, el equipo comercial ejecuta el parser con un clic y descarga los leads en un archivo Excel con formato. Cada fila enlaza con la conversación original.
Separar los dos pasos significa que el chatbot nunca tiene que cortar la conversación para rellenar un formulario, y que la extracción se puede cambiar sin tocar la personalidad del asistente.
Cómo evolucionó
El asistente pasó por cuatro versiones:
- Prototipo: una sola página que llamaba a la API de OpenAI, con las instrucciones y la lista de servicios en el prompt.
- Widget de chat: un chat de verdad en la home de la agencia, que guardaba cada conversación, y la primera versión del parser.
- Assistants API: el paso a la Assistants API de OpenAI, que guarda cada conversación como un hilo. Además, añadió límites de uso, una lista diaria de leads y la exportación a Excel.
- Revisión de seguridad: carpetas de datos cerradas al acceso desde la web, el área de administración protegida con contraseña y las peticiones al chat comprobadas en origen.